Mandanteninformation zur Einführung der elektronischen Rechnung ab dem 01.01.2025 Sehr geehrte Damen und Herren, mit diesem Mandanteninformationsbriefs informieren wir über die neue E- Rechnungspflicht ab 2025 in Deutschland. Umfang und Zeitpunkt der Auswirkungen auf Ihr individuelles Unternehmen hängen von verschiedenen Faktoren ab. Was ab wann für Sie gilt und wie Sie jetzt reagieren können, erfahren Sie in diesem Mandanteninformationsbrief. 1. Rechtlicher Stand Ab dem 01. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung zur Pflicht, wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger Unternehmer und im Inland ansässig sind (inländische B2B-Umsätze). Die Regelungen wurden mit dem Wachstumschancengesetz verabschiedet. Unternehmer sind dabei auch sogenannte Kleinunternehmer, Unternehmer, die nur steuerfreie Umsätze haben (z.B. Wohnraumvermieter) und Land- und Forstwirte einschließlich derjenigen, die nach § 24 UStG pauschalieren. Beispiele für betroffene Rechnungen • Rechnungen an Vermieter Vermieter sind Unternehmer und müssen daher auch eine E- Rechnung erhalten und diese verarbeiten können. • Barverkäufe an Unternehmer/Bewirtungsrechnung en Nur Kleinbetragsrechnungen bis zur Höhe von 250,00 € sind ausgenommen. Übersteigt der Rechnungsbetrag hingegen 250,00 €, muss eine E-Rechnung ausgestellt werden. • Gutscheine Ist der Betrag > 250,00 €, muss eine E-Rechnung ausgestellt werden. • Rechnung eines Kleinunternehmers • Keine Ausnahme, daher gilt auch die E-Rechnungspflicht. • Mietverträge mit Umsatzsteuer Ein Mietvertrag muss als E- Rechnung fakturiert werden. Ggf. reicht es aus, eine E-Rechnung zu erstellen und auf den Mietvertrag zu verweisen. Beispiele für Ausnahmen • Kleinbetragsrechnungen (bis 250,00 €) Eine E-Rechnung ist nicht erforderlich. • Fahrausweise Eine E-Rechnung ist nicht erforderlich. 1.1 Was ist eine E-Rechnung? Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (Norm EN16931) und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen. In der Praxis wird es nach aktuellem Stand folgende zwei Formate geben, in denen eine • XRechnung • ZUGFeRD Beachten Sie: Eine Rechnung als PDF ist keine E- Rechnung und darf künftig nur noch in Ausnahmefällen versendet werden. Gleiches gilt für Papierrechnungen. 1.2 Übergangsregelungen Die flächendeckende Einführung der E- Rechnung erfolgt nicht von heute auf morgen. Der Gesetzgeber hat daher Ausnahmen vorgesehen. Bis Ende 2026 dürfen B2B-Umsätze aus 2025 und 2026 weiterhin als Papierrechnung sowie elektronische Rechnungen nach alter Definition übermittelt werden, allerdings nur, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt. Im Zeitraum 2027 bleiben die Regelungen in Bezug auf die Rechnungsversendung als PDF-Format oder auf Papier gleich, mit der zusätzlichen Voraussetzung, dass der Rechnungssteller einen maximalen Vorjahresumsatz von 800.000 € erwirtschaftet haben darf. Ab 2028 gilt die Pflicht dann für alle. 2. Praktische Auswirkungen Spätestens 2028 müssen alle Unternehmen auf E-Rechnung umgestellt sein. Ansonsten ist die Rechnung nicht mehr ordnungsgemäß und das Finanzamt kann den Vorsteuerabzug versagen. Außerdem wird die Umstellung viele Bereiche Ihres Unternehmens betreffen. Wir empfehlen daher, sich (unabhängig von der Übergangsfrist) zeitnah mit der Thematik zu befassen. 2.1 Rechnungserstellung Sie müssen prüfen, ab wann Sie zur Erstellung einer E-Rechnung verpflichtet sind. Spätestens 2028 ist das für alle Unternehmer der Fall. Ihr Unternehmen muss bis dahin in der Lage sein, korrekte E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Außerdem müssen Sie in der Lage sein, zu beurteilen, ob der Ausgangsumsatz überhaupt in den Anwendungsbereich der deutschen Regelungen zur E- Rechnung fällt. Auch ab 2028 ist dies nach derzeitigem Stand nur für inländische B2B-Umsätze der Fall. Ist der Leistungsempfänger beispielsweise im Ausland ansässig oder ein Nichtunternehmer, gelten die Regelungen zur E-Rechnungspflicht also nicht. Der Leistungsempfänger ist dann (wie bisher) nicht verpflichtet eine ausgestellte E-Rechnung zu akzeptieren. 2.2 Rechnungsprüfung Eingangsrechnungen können bereits 2025 schon als E-Rechnung in Ihrem Unternehmen eingehen. Daher müssen Sie einen Workflow festlegen, wie die eingehende Rechnung (z.B. eines Lieferanten) in Ihrer Praxis geprüft wird. Neben den bisherigen Kriterien müssen auch die neuen Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt sein. Insbesondere muss ein strukturiertes Format vorhanden sein. Folglich muss das Prüfschema zur Rechnungsprüfung in Ihrem Unternehmen angepasst werden. Zur Verdeutlichung dient nachfolgende Tabelle: Diese Information als PDF-Dokument downloaden E-Rechnung ab dem 01.01.2025